Workflows: Archivierung
In 10 Jahren als Medienfreiberufler haben sich bei mir eine Menge Projekte angesammelt. Viele sind in den Jahren verschüttet gegangen, sie sind für immer verloren. Es hat sich auch gezeigt, dass Kunden manchmal nach Jahren wiederkommen, um ihr Projekt zu ändern oder zu erweitern. Wenn dann alle Daten bereits verloren sind ist das ein ziemliches Drama. Soweit ist es bei mir zum Glück nie gekommen, die verlorenen Projekte waren meist Studienarbeiten.
Im Bereich Video und Animation kommen bei einem Projekt schnell zweistellige Gigabyte-Beträge zusammen, 50 GB und mehr sind keine Seltenheit. Um der Datenflut Herr zu werden habe ich mir einen Workflow angewöhnt, der mir eine schnelle und problemlose Archivierung meiner Daten erlaubt.
Anforderungen an Archivierung von Mediendaten
Ein gutes Archivsystem muss für einen Freiberufler wie mich drei Kriterien erfüllen:
- Kostengünstig
Archivierung wird nicht gezahlt und die Kosten lassen sich nicht direkt an Kunden weitergeben. Es gibt auf dem Markt fantastische Archivsysteme, die in ihrer Leistung kaum zu überbieten sind. Leider fangen selbst die günstigsten mit Preisen von 2000,- EUR an, was für ein Ein-Mann-Unternehmen schlicht zu teuer ist. Mehr als ein paar Hundert Euro pro Jahr darf eine Datensicherungslösung nicht kosten. - Schnell
Zeit ist Geld, das trifft bei Freien ganz besonders zu. Zeit ist ausserdem auch Zeit, und die ist immer knapp. Die Archivierung eines Projekts darf nicht ewig dauern und, noch viel wichtiger, die Reaktivierung eines Projektes muss schnell von der Hand gehen. Kunden, die die Arbeit an einem Projekt fortsetzen wollen, möchten zunächst einen Kostenvoranschlag. Der lässt sich erst machen, wenn man sicher ist, das Projekt überhaupt weiterhin bearbeiten zu können. Um eine Wiederherstellung auf einer Workstation kommt man also nicht herum. - Sicher
Daten sind flüchtig, und wer kennt nicht jemanden, der einen Laptop hat fallen lassen und damit alle Fotos und Dokumente der vergangenen Jahre in einem Sekundenbruchteil vernichtete. Datenträger zerfallen zudem mit der Zeit. CDs attestiert man eine durchschnittliche Haltbarkeit von ca. 7 Jahren, bei DVDs ist sie kürzer, bei wiederbeschreibbaren DVDs noch kürzer. Um ein Archiv auch über mehrere Jahre nutzen zu können braucht man gute Datenträger (Festplatten), die man immer wieder kopiert und kontrolliert.
Das schlimmste ist, gar keinen einheitlichen Plan zu haben. Wenn die Daten erstmal auf einer Vielzahl Datenträger, ohne Beschriftung, ohne Datumsangabe und am besten noch unvollständig herumfliegen, kann man sie auch gleich löschen.
Mein Archivsystem
Mein Workflow ist denkbar einfach, hat sich aber in den vergangenen Jahren immer wieder bewährt.
Ich speichere alle meine Projekte auf externen 3,5-Zoll Laptop-Festplatten. Sie sind besonders praktisch, weil sie klein sind und keine eigenen Stromversorgung brauchen. Das verhindert mühseliges Gepfriemel mit Netzteilen, macht sie gut lagerbar und portabel. Selbts in ihrer Originalverpackung sind sie kaum größer als ein dickes Taschenbuch. Um die Übersicht zu behalten drucke ich einen Screenshot des Verzeichnisbaums aus, den ich der Festplatte beilege. Das ganze verursacht nur ca. 5 Minuten echten Arbeitsaufwand (Platte aus dem Regal holen, anschließen, Kopiervorgang anstoßen, bei Bedarf Etikett drucken, Platte wieder in den Schrank räumen).
Erst wenn ein Projekt abgeschlossen und bezahlt ist, wandert es endgültig ins Archiv, vorher kann es immer noch zu Änderungen oder weiteren Wüschen kommen. Ständig dynamische Daten (private Fotos, Dokumente) sichere ich pauschal einmal im Monat auf eine eigens dafür reservierte Platte. Um es nicht zu vergessen lasse ich mir dazu eine Erinnerungs-Mail über Google Calendar schicken.
Der Sicherheitsaspekt ist bei diesem System noch der schwächste, was ich ändern könnte, würde ich einfach alles doppelt archivieren. Dank der geringen Kosten meines Systems und der hohen Geschwindigkeit wird das wohl auch die kommende Lösung sein.
Heute anfangen!
Wer nicht mit den enormen Datenmengen, wie sie bei der Videoproduktion anfallen, konfrontiert ist, kommt schon mit einer einzigen Festplatte jahrelang aus. Vor allem Laptop-Nutzer müssen jeden Moment damit rechnen, dass ihre Daten auf unbestimmte Zeit verschwinden können. In dem Moment, in dem man an ein Backup denkt, muss man es sofort machen, morgen könnte es schon zu spät sein.
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